Checklist de implantação do prontuário eletrônico AXIS

Saída objetiva: ADR e matriz jurídica aprovadas. Sem isto, não se escreve código de produção.

• G0-01 Definir qual fluxo e qual conjunto de dados tornam o AXIS o prontuário oficial da clínica.

  Evidência: ADR de fonte oficial assinada pela direção clínica

  Resp. / data

• G0-02 Definir o destino do prontuário legado: leitura, migração parcial ou desligamento, e em que data.

  Evidência: Plano de cutover com datas

  Resp. / data

• G0-03 Nomear responsáveis: custódia do prontuário, encarregado de dados, dono da segurança e aprovador clínico.

  Evidência: Matriz de responsabilidades nominal

  Resp. / data

• G0-04 Definir política de retenção e descarte, tomando como piso de referência 20 anos após o último registro.

  Evidência: Política de retenção aprovada

  Resp. / data

• G0-05 Decidir a estratégia de assinatura e a viabilidade de operação sem papel antes de construir o fechamento de documentos.

  Evidência: Decisão formal sobre assinatura e paperless

  Resp. / data

• G0-06 Declarar o intended use do sistema e verificar se alguma funcionalidade o aproxima de software como dispositivo médico.

  Evidência: Declaração de intended use e análise de enquadramento

  Resp. / data

• G0-07 Definir nuvem, regiões e eventuais transferências internacionais de dados.

  Evidência: ADR de infraestrutura e regiões

  Resp. / data

Saída objetiva: os testes de segurança da fundação passam em ambiente controlado.

• G1-01 Autenticação com sessão controlada, revogação imediata e segundo fator para perfis privilegiados.

  Evidência: Teste de revogação de usuário aprovado

  Resp. / data

• G1-02 Isolamento multi-tenant garantido no servidor: nenhuma clínica alcança dados de outra por manipulação de ID.

  Evidência: Teste automatizado de isolamento

  Resp. / data

• G1-03 Autorização por papel profissional decidida no servidor. Esconder botão na interface não é controle de acesso.

  Evidência: Matriz de acesso e testes por papel

  Resp. / data

• G1-04 Cadastro de paciente e de encounter com autoria, papel, data do fato e data do registro.

  Evidência: Modelo de dados revisado

  Resp. / data

• G1-05 Trilha de auditoria imutável para leitura, criação, retificação, exportação e ações privilegiadas.

  Evidência: Amostra de log auditado

  Resp. / data

• G1-06 Anexos com verificação de tipo, limite de tamanho, varredura e armazenamento privado.

  Evidência: Teste de anexo executável renomeado

  Resp. / data

• G1-07 Observabilidade sem conteúdo clínico, token ou documento completo nos logs de erro.

  Evidência: Revisão de logs de erro

  Resp. / data

Saída objetiva: um atendimento avulso completo dentro do AXIS, sem depender do legado.

• G2-01 Registro de sinais vitais com unidade, contexto e validação explícita de valores impossíveis.

  Evidência: Testes de validação de PA

  Resp. / data

• G2-02 Notas clínicas com rascunho e versão final; nota final de um profissional não é editável por outro.

  Evidência: Teste de edição negada no servidor

  Resp. / data

• G2-03 Retificação não destrutiva: a versão original é preservada e vinculada à nova.

  Evidência: Teste de retificação com histórico

  Resp. / data

• G2-04 Linha do tempo do paciente legível, com autoria, papel e data de cada evento.

  Evidência: Aceite clínico da timeline

  Resp. / data

• G2-05 Exportação do prontuário legível, com autoria, datas e retificações visíveis.

  Evidência: Exportação de paciente sintético

  Resp. / data

• G2-06 Backup automatizado, separado e criptografado, com restauração testada de ponta a ponta.

  Evidência: Relatório de restore drill

  Resp. / data

Saída objetiva: um paciente sintético percorre D0 a D30 completo.

• G3-01 Pacote de cuidado com marcos D0, D14, D21, D30 e D90 e responsáveis por marco.

  Evidência: Protocolo versionado

  Resp. / data

• G3-02 Registro multiprofissional no mesmo paciente sem sobreposição de autoria.

  Evidência: Simulação com enfermagem, medicina e nutrição

  Resp. / data

• G3-03 Portão clínico: o marco não fecha sem os dados obrigatórios definidos pelo protocolo.

  Evidência: Teste de fechamento bloqueado

  Resp. / data

• G3-04 Metas e indicadores do pacote calculados a partir do dado registrado, não digitados à parte.

  Evidência: Conferência de indicadores

  Resp. / data

• G3-05 Dossiê do paciente pronto para entrega ao titular, sem dados de terceiros.

  Evidência: Amostra de dossiê revisada

  Resp. / data

Saída objetiva: casos reais autorizados, com monitoramento e plano de contingência ativo.

• G4-01 Treinamento da equipe por papel, com material escrito e registro de participação.

  Evidência: Lista de presença e material

  Resp. / data

• G4-02 Migração mínima definida: o que entra, o que fica no legado e como o profissional consulta o histórico.

  Evidência: Plano de migração aprovado

  Resp. / data

• G4-03 Plano de contingência para indisponibilidade: como registrar e como reconciliar sem duplicar.

  Evidência: Procedimento de contingência afixado

  Resp. / data

• G4-04 Canal de suporte com tempo de resposta acordado durante o piloto.

  Evidência: Acordo de suporte

  Resp. / data

• G4-05 Ambiente de homologação separado, sem cópia bruta de dados de pacientes reais.

  Evidência: Evidência de dados sintéticos

  Resp. / data

Saída objetiva: go/no-go assinado e plano de rollback pronto.

• G5-01 Legado em somente leitura ou desligado conforme o plano, com data e responsável.

  Evidência: Registro de cutover

  Resp. / data

• G5-02 Operação assistencial acontecendo exclusivamente no AXIS para o escopo definido.

  Evidência: Auditoria de uso na primeira semana

  Resp. / data

• G5-03 Nenhum bloqueador de segurança ou privacidade em aberto na data do go-live.

  Evidência: Ata de go/no-go

  Resp. / data

• G5-04 Rollback documentado: o que acontece se for necessário voltar atrás e quem decide.

  Evidência: Plano de rollback

  Resp. / data

Saída objetiva: métricas e riscos sustentam a expansão para novas unidades.

• G6-01 Portal do paciente liberado com controle de acesso e conteúdo revisado.

  Evidência: Aceite clínico do portal

  Resp. / data

• G6-02 Interoperabilidade avaliada caso a caso, com contrato e caso de uso definidos.

  Evidência: Contrato de integração

  Resp. / data

• G6-03 Teste de intrusão realizado e correções priorizadas por severidade.

  Evidência: Relatório de pentest e plano de correção

  Resp. / data

• G6-04 Decisão formal sobre buscar certificação, com responsável e prazo.

  Evidência: Ata de decisão

  Resp. / data

Deve ser revisto a cada trimestre e sempre que um novo tratamento de dados for criado.

• PRIV-01 Mapa de tratamentos atualizado: finalidade, base legal, dados, retenção e compartilhamento.

  Evidência: Registro de operações de tratamento

  Resp. / data

• PRIV-02 Contratos com fornecedores que tratam dados de saúde, com cláusulas de proteção e subcontratação.

  Evidência: Contratos assinados

  Resp. / data

• PRIV-03 Canal e prazo para atendimento aos direitos do titular, sem expor dados de terceiros.

  Evidência: Procedimento publicado

  Resp. / data

• PRIV-04 Procedimento de resposta a incidente com prazos, responsáveis e critério de comunicação.

  Evidência: Plano de resposta a incidentes

  Resp. / data

• PRIV-05 Proibição operacional confirmada: nenhum dado identificável em homologação, chamados, capturas de tela ou ferramentas de IA.

  Evidência: Norma interna comunicada à equipe

  Resp. / data

Encerramento do checklist

O checklist só é considerado concluído quando as quatro assinaturas abaixo existem para o escopo declarado no gate G0.